Teammeetings professionell durchführen

Ein motiviertes Team ist in der modernen Zahnarztpraxis ein Aktivposten: Jede Mitarbeiterin mit ihren speziellen Stärken trägt zum Praxiserfolg bei, hat aber auch ihre speziellen Befindlichkeiten bezüglich Lust und Frust am Arbeitsplatz.

Ein elementares Werkzeug der Teammotivation sind regelmäßige Teammeetings, die - wenn sie professionell durchgeführt werden - langfristig für eine höhere Zufriedenheit und damit auch für eine größere Arbeitsproduktivität der Mitarbeiterinnen sorgen.

Vorbereitung ist alles!
Natürlich muss im Vorfeld eines Teammeetings allen Beteiligten in etwa klar sein, worum es in der Besprechungsrunde gehen soll. Steht ein besonderer Anlass fest, sollte dieser natürlich im Vorfeld (ca. ein bis zwei Wochen vor dem Termin) vom Praxischef angekündigt werden. Anders verhält es sich, wenn allgemeine Meetings durchgeführt werden, deren Inhalte nicht von vornherein fest definiert sind. Für deren Vorbereitung und organisatorische Durchführung sollte stets dieselbe Mitarbeiterin zuständig sein. Außerdem sollten einige Punkte beachtet werden, um Pannen zu vermeiden und das Meeting zu einem vollen Erfolg werden zu lassen:
 

Im Aufenthaltsraum liegt eine Liste aus, in der die für eine Teambesprechung relevanten Themen von allen Teilnehmern eingetragen werden. Hinzugefügt werden sollte auch die Priorität dieser einzelnen Themen, damit bei Zeitmangel weniger dringliche Wünsche auch auf kommende Sitzungen verschoben werden können.

Die Protokolle der letzten drei Sitzungen werden von der verantwortlichen Mitarbeiterin vorab kontrolliert. Die Themen, die bisher zu keiner zufriedenstellenden Lösung geführt werden konnten, werden in der kommenden Besprechung nochmals aufgegriffen.

Es ist die Aufgabe der Organisatorin, die von allen Mitarbeiterinnen eingereichten Themen zu sortieren und für die Besprechung zusammenzustellen. Diese Agenda sollte zwei bis drei Tage vor dem Teammeeting dem Praxischef präsentiert werden.

Anschließend - nachdem der Themenplan vom Chef abgesegnet wurde - werden Kopien an alle Mitarbeiterinnen verteilt.

Die Erfahrung zeigt, dass es effektiver ist, weniger Themen - diese dann aber intensiv - als viele Themen und diese jeweils nur oberflächlich zu besprechen. Wählen Sie daher die drei dringlichsten Themen aus und diskutieren Sie diese ausführlich. Bleibt dann noch Zeit übrig, können „kleinere Sachen" nachgeschoben werden.

Effektive und lösungsorientierte Durchführung
Auch für die Durchführung der Meetings gibt es Regeln, die dazu beitragen, dass das Besprochene auch Früchte trägt statt einfach zu verpuffen:

Alle Meetings werden protokolliert. Es sollte eine Protokollantin (rotierendes Verfahren) ernannt werden, die alle Themen in Stichpunkten schriftlich aufnimmt und dieses Protokoll nach ordentlicher schriftlicher Aufarbeitung an alle Teammitglieder verteilt.

Jede Mitarbeiterin sollte das von ihr vorgeschlagene Thema selbst vorstellen und einleiten, die Problematik erläutern.

Themen, die bisher zu keiner Lösung geführt werden konnten, müssen aufgearbeitet werden.

Wird für ein Thema in der Besprechung keine Lösung gefunden, wird im Protokoll vermerkt, welche Folgemaßnahmen zu welchem Zeitpunkt durchgeführt werden.

Die Organisatorin, die auch gleichzeitig als Moderatorin agieren kann, sollte während der Besprechung dafür sorgen, dass die zur Disposition stehenden Themen intensiv, d.h. lösungsorientiert diskutiert werden. Am besten ist es, wenn Probleme tatsächlich gelöst werden - jeder sollte wissen, wie in Zukunft in der bestimmten Frage weiter verfahren wird.

Dies schließt auch ein, dass zukünftig anstehende Aufgaben im Rahmen einer Besprechung ganz konkret an einzelne Mitarbeiterinnen übertragen werden.

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Wenn sich ein Praxisteam dazu entschließt, regelmäßige Gruppenbesprechungen durchzuführen, ist nach kurzer Zeit allen Teilnehmern klar, wie diese Veranstaltungen ablaufen, worauf zu achten ist und wie sie sich am effektivsten durchführen lassen.

Für die Nachbereitung gilt Folgendes:
Offen gebliebene Themen werden als solche im Protokoll markiert, um sie bei der nächsten Besprechung wieder aufnehmen zu können.

Die Protokollantin fertigt Kopien des Protokolls an und verteilt sie an alle Teamkollegen.

Jene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, an die Aufgaben verteilt wurden, erstatten beim nächsten Meeting Bericht darüber, wie sich die Ausführung gestaltet hat und welche Probleme es gab.

Motivationsfaktor Teammeetings
Als Teambildungs- und Teamentwicklungsinstrument ist das regelmäßig durchgeführte Teammeeting gar nicht zu überschätzen. Es dient dazu, den Blick in die Vergangenheit zu richten und daraus Regeln und Prinzipien für die Zukunft abzuleiten. Werden nämlich Entscheidungen und Vereinbarungen vor dem Hintergrund der Ansichten aller Teammitglieder getroffen, so werden diese auch von allen getragen und gelebt. Es gilt schließlich die Devise, dass ein Team dann besonders motiviert arbeitet, wenn die Meinungen aller beachtet und respektiert werden. Wird dies zugrunde gelegt, kann sich jede Praxischef-in auf die konstruktive Unterstützung ihrer Mitarbeiterinnen bei der Umgestaltung ihrer Praxis verlassen und voll auf ihr Team zählen.

Eine Checkliste zum Thema „Teammeetings" kann gerne angefordert werden unter:
New Image Dental
Agentur für Praxismarketing
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Nadine Büttner
Leiterin Profi-Praxis-Team,
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Thomas Schmattloch, Kundenbetreuer,
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